Projektcontrolling und Projektsteuerung

Mit Projektcontrolling steht und fällt das gesamte Projekt. Denn mit Projektcontrolling erhalten Sie Transparenz über Ihre Projekte und können bei Abweichungen sofort eingreifen – zum Beispiel neue Mitarbeiter mit einbeziehen, neue Lieferanten suchen oder auch mit dem Auftraggeber nachverhandeln. Je früher Sie tätig werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie das Projekt erfolgreich abschließen.

Um das Projekt im Lot zu halten, helfen Ihnen Methoden wie Ampelcontrolling, Soll-Ist-Vergleich und Projektnachkalkulation. Dabei kann Projektcontrolling Software unterstützen.

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Projektcontrolling – Die Grundlagen

Projektcontrolling kann durch Software unterstützt werden – die eigentliche Denkarbeit muss jedoch jenseits davon erfolgen. Dabei ist es wichtig, Projekte auf ein solides Planungsfundament zu stellen und Abweichungen von Kosten oder vom Zeitplan frühzeitig zu erkennen.

Projekte realistisch planen

Damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, sind insbesondere drei Bereiche wesentlich:
•   Zeitplan
•   Qualität
•   Kosten
Die Hauptaufgabe von Projektcontrolling besteht darin, Transparenz insbesondere über die Zeit- und die Kostendimension zu ermöglichen. Der Projektleiter muss deswegen auf einen Blick erkennen können, wie es um seine Projekte steht, um frühzeitig eingreifen zu können. Insbesondere bei Großprojekten wie dem Berliner Flughafen, Stuttgart 21 und der Elbphilharmonie in Hamburg ist das gründlich schiefgegangen. Doch auch, wenn die Projektleiter frühzeitig Alarm geschlagen hätten, dass die Kosten explodieren und eine Zeitüberschreitung droht, wäre der Erfolg fraglich gewesen, weil Zeitplan und Budget von Anfang an unrealistisch kalkuliert worden sind. Projektcontrolling macht erst dann Sinn, wenn das Projekt auf einem belastbaren Planungsfundament steht.

Probleme frühzeitig erkennen und vermeiden

Eine realistische Projektplanung ist also eine wesentliche Grundlage des gesamten Projektes. Sobald der Startschuss gegeben wurde, ist zu prüfen, ob das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. Sobald eine Abweichung droht, ist es am Projektleiter, einzugreifen.

Es gibt viele unvorhersehbare Schwierigkeiten, die ein Projekt zum Scheitern bringen können:
•   Eine Projektphase dauert trotz fundierter Planung länger als vorgesehen
•   Die Budgetplanung ist trotz fundierter Planung zu niedrig angesetzt
•   Ein wichtiger Lieferant springt ab
•   Ein Projektmitglied fällt aus

Wenn Pufferzeiten einkalkuliert und die Budgets mit Hinblick auf mögliche Probleme geplant wurden, sind kleinere Abweichungen in der Regel kein Grund zur Sorge. Projektleiter sollten im Vorfeld Notfallpläne bereithalten, um auch in den schlimmsten Krisen reagieren zu können:

•   Welche Mitarbeiter können einspringen, wenn ein oder mehrere Teammitglieder ausfallen?
•   Welche alternativen Lieferanten gibt es?
•   Welche Szenarien sind denkbar, wenn der Zeitrahmen oder das Kostenbudget tatsächlich nicht zu halten sind?

Eine Möglichkeit kann beispielsweise darin bestehen, mit dem Projektauftraggeber einen Nachtrag zu vereinbaren oder eine Zeitverzögerung mit ihm abzustimmen. Hierbei gilt: je eher der Kontakt zum Auftraggeber erfolgt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, eine Lösung zu finden.

Projektcontrolling Methoden

Transparenz ist das A und O im Projektmanagement. Doch wie lassen sich Projekte im Blick behalten? Dazu gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden wie zum Beispiel die Meilensteintrendanalyse, der Soll Ist Vergleich und das Ampelcontrolling.

Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse dient dazu, den Projektfortschritt zu überwachen und Zeitverzögerungen aufzudecken. Bei der Projektplanung werden wesentliche Projektschritte festgelegt und terminiert. Beim Hausbau kann es sich beispielsweise um den Architektenentwurf und Architektenplan, um das ausbaggern des Fundaments, um die Fertigstellung des Rohbaus, die Verlegung von Leitungen und abschließende Malerarbeiten handeln. Die Meilensteine lassen sich grafisch gut darstellen – beispielsweise als Gantt-Chart oder Projektstrukturplan. So lässt sich leicht überprüfen, ob der Zeitplan der einzelnen Projektschritte eingehalten werden kann. Sollte eine Projektphase weit überschritten werden, ist es unausweichlich, die Terminierung anzupassen.

Soll Ist Vergleich

Beim Soll-Ist-Vergleich wird der aktuelle Projektstand mit den Planungen verglichen. Der Stand kann sich dabei auf das Gesamtbudget, einzelne Budgetbestandteile oder aber auch auf den Zeitplan beziehen. In der Regel werden insbesondere Fremdleistungen von Lieferanten, Spesen und die Stunden der Projektmitarbeiter erfasst und gegengerechnet. Je feingliedriger die Unterteilung in Zeiträume und Budgets, desto schneller lassen sich Abweichungen feststellen.

Ampelcontrolling

Um eine mögliche Abweichung von Projekten zügig zu erkennen, hilft das Ampelcontrolling. Dies ist eine häufige Funktion von Projektcontrolling Software. Dabei werden Projektbudgets oder Projektschritte aufgelistet. Bei einer Abweichung färbt die Projektcontrolling Software die Zeile nach festgelegten Kriterien ein. So ist besonders leicht ersichtlich, wo Abweichungen drohen.

Projektcontrolling Software

Eine Projektcontrolling Software kann erheblich dabei unterstützen, Projekte im Blick zu behalten. In der Regel sind mehrere Projektcontrolling Methoden enthalten. Neben der Überwachung von Projektcontrolling Kennzahlen sind in der Regel Planungstools zur Erstellung von Projektplänen sowie Berichte integriert. Dazu können beispielsweise Berichte über unfertige und fertige Projekte, Projektbewertungen, Projektleiterauswertungen und eine Projektnachkalkulation gehören.

Wichtige Funktionen von Projektcontrolling Software

•   Tools zur Projektkennzahlenüberwachung
•   Projektpläne
•   Ressourcenplanung zur Identifizierung freier Mitarbeiter und Sachressourcen
•   Projektberichte wie Nachkalkulation, Projekt-OPOS oder Projektleiterauswertungen
•   Zeiterfassung für Projektmitarbeiter
•   Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung
•   Ticket-System zur Steuerung von Projektaufgaben
•   Dokumentenmanagement

Projektnachkalkulation und Projektabschluss

Eine Projektnachkalkulation ist ein wesentliches Merkmal, um Projekte nach Abschluss zu bewerten. Der Fokus liegt in der Regel auf der Wirtschaftlichkeit der Projekte. Daraus lassen sich Schlüsse ziehen, was bei der Planung der nächsten Projekte zu beachten ist, um kostendeckend und gewinnbringend arbeiten zu können. Unabhängig von der Projektnachkalkulation ist die Projektnachbereitung zu sehen. Denn nur, wenn Projekte nach Abschluss analysiert werden ist es möglich, Fehler aufzudecken und diese in Zukunft zu vermeiden.

Fazit

Projektcontrolling ermöglicht Unternehmen, ihre Projekte im Blick zu behalten und bei Abweichungen früh einzugreifen. Damit Projekte gelingen, sind jedoch noch viele weitere Faktoren ausschlaggebend wie beispielsweise die konkrete Planung, die Identifizierung und Steuerung der Teammitglieder und die Kommunikation mit dem Kunden.

Weiterführende Informationen: